DISTRIBUIDOR TERPEL DEL TOLIMA S.A.S.

DISTRIBUIDOR TERPEL DEL TOLIMA S.A.S., con NIT 900.943.307-7, sociedad constituida bajo normas colombianas, con domicilio en Cra. 16 Sur No. 67 – 406 Bodega 9, Zona Industrial El Papayo, Ibagué, Tolima, presenta esta Política conforme a la Constitución Política (Art. 15), la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015, Sección 2.2.2.25), las circulares y guías de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), y demás normas aplicables.

 

PRIMERO. OBJETIVO

Esta política establece los principios, términos y condiciones para el tratamiento de datos personales (recolección, almacenamiento, procesamiento, actualización, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión) en el desarrollo del objeto de negocio de distribución de lubricantes. Define los derechos de los titulares y los procedimientos para ejercerlos, y garantiza el cumplimiento de la obligación de registrar las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) ante la SIC (Art. 25, Ley 1581 de 2012).

 

SEGUNDO. MARCO LEGAL

El Art. 15 de la Constitución garantiza el derecho a conocer, actualizar y rectificar datos. La Ley 1266 de 2008 regula el "habeas data financiero" (información financiera, crediticia, comercial, de servicios y de terceros países). La Ley 1581 de 2012, exequible por Sentencia C-748 de 2011, regula la protección general de datos personales, complementada por el Decreto 1377 de 2013 y las guías de la SIC. Datos financieros se rigen por la Ley 1266, y los demás por la Ley 1581 y sus reglamentos.

 

TERCERO. ALCANCE

Aplica a titulares que autoricen el tratamiento, de forma expresa o por actuación inequívoca (uso continuo de servicios, como compras en www.distertol.com), previa información sobre el tratamiento y sus derechos, con evidencia de dicha comunicación, a través de canales virtuales, presenciales o permitidos por el modelo de negocio de distribución de lubricantes.

 

CUARTO. PRINCIPIOS

A. Legalidad: Cumplimiento de la normatividad vigente.

B. Finalidad: Tratamiento exclusivo para finalidades informadas y autorizadas.

C. Libertad: Requiere autorización previa, salvo excepciones legales.

D. Veracidad: Datos veraces, completos, actualizados; se solicitará corrección o se abstendrá de tratar datos parciales.

E. Transparencia: Acceso del titular a su información previa solicitud.

F. Acceso y Circulación Restringida: Solo personal autorizado tratará datos.

G. Temporalidad: Conservación por el tiempo necesario para la finalidad o normas especiales (ej. Ley 23 de 1981 para datos laborales), con supresión posterior salvo

obligación legal.

H. Acceso Restringido: Sin acceso público salvo medidas de seguridad.

I. Seguridad: Medidas técnicas, humanas y administrativas contra accesos no autorizados o pérdida.

J. Confidencialidad: Datos no públicos son confidenciales, incluso tras finalizar la relación.

K. Individualidad: Separación de bases como encargado y responsable.

L. Responsabilidad Demostrada: Evidencia de cumplimiento mediante registros, auditorías y reportes a la SIC.

 

QUINTO. DEFINICIONES PRINCIPALES

A. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado.

B. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales.

C. Dato Personal: Información vinculada a una persona natural.

D. Dato Semiprivado: No íntimo, reservado ni público (ej. teléfono personal).

E. Dato Público: Ej. estado civil, en registros públicos.

F. Dato Sensible: Afecta intimidad o genera discriminación (ej. salud, biométricos).

G. Encargado: Trata datos por cuenta del responsable.

H. Responsable: Decide sobre tratamiento.

I. Titular: Persona cuyos datos se tratan.

J. Tratamiento: Operaciones sobre datos (recolección, uso, etc.).

K. Transferencia: Envío a otro responsable.

L. Transmisión: Comunicación a un encargado.

M. RNBD: Sistema de la SIC para inscribir bases de datos.

 

SEXTO. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Incluye recolección, almacenamiento, uso, etc., conforme a la Ley 1266 de 2008 en lo que le aplique y la Ley 1581 de 2012. DISTRIBUIDOR TERPEL DEL TOLIMA S.A.S. podrá:

(i) Gestionar bases de datos de clientes, proveedores y empleados;

(ii) Verificar información con fuentes legítimas;

(iii) Consultar centrales de riesgo o antecedentes para fines comerciales o laborales;

(iv) Realizar actividades autorizadas (ej. distribución, marketing);

(v) Compartir estudios con aliados (ej. Terpel S.A.) para distribución de lubricantes.

La autorización se obtendrá por medios escritos, electrónicos o verbales, siendo previa, expresa e informada, con evidencia conservada (Art. 7, Decreto 1377). Transferencias internacionales cumplirán con el Art. 26 de la Ley 1581 (países con protección adecuada o excepciones como consentimiento expreso), bajo acuerdos de confidencialidad. Datos se suministrarán a entidades judiciales o de control si lo requieren, y podrán ser conocidos por auditores o revisores fiscales con obligación de confidencialidad.

 

SÉPTIMO. RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Se recolectan datos necesarios para la distribución de lubricantes, informando:(a) tratamiento y finalidad; (b) carácter facultativo de datos sensibles o de menores; (c) derechos del titular; (d) datos del responsable. La prueba de autorización se conservará por el tiempo del tratamiento y 10 años adicionales. El aviso de privacidad incluirá identidad del responsable, finalidades, derechos, canales y referencia a www.distertol.com. Los datos se actualizarán con operadores autorizados (ej. centrales de riesgo).

 

OCTAVO. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO

- Empleados: Selección, contratación, seguridad social, comunicación, bienestar (cumpleaños, bonos), formación, evaluaciones, referencias, datos biométricos para seguridad, notificaciones (correo, SMS).

- Proveedores: Comunicación, órdenes de compra, seguimiento, pagos, marketing, intercambio con proveedores bajo políticas de protección.

- Clientes: Publicidad (con autorización específica), estado de pedidos (www.distertol.com), información comercial, estudios de mercado, encuestas, campañas con aliados para distribución de lubricantes.

 

NOVENO. DATOS SENSIBLES

Las respuestas sobre datos sensibles (ej. biométricos) son facultativas para mejorar servicios o seguridad. No se condicionarán actividades (ej. compras o empleo) a su suministro, salvo necesidad estricta y autorización expresa (Art. 6, Ley 1581).

 

DÉCIMO. USO DE COOKIES

Cookies en www.distertol.com optimizan la experiencia de compra de lubricantes, informando mediante aviso visible con opción de rechazo o configuración en el navegador, advirtiendo posibles impactos en la funcionalidad.

 

DÉCIMO PRIMERO. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Se implementan medidas tecnológicas (cifrado, claves) y de contingencia. Solo personal autorizado accede a bases en servidores propios o de terceros protegidos. Incidentes de seguridad se reportarán a la SIC vía RNBD en 15 días hábiles, detallando descripción, datos afectados, riesgos, medidas y contacto (Circular 002 de 2018). No se responde por ataques informáticos.

 

DÉCIMO SEGUNDO. OFICIAL DE PRIVACIDAD

Esperanza Marles Orejuela (esperanza.marles@lubriter.com) gestionará solicitudes, vinculará con la SIC, realizará evaluaciones periódicas y orientará al personal sobre protección de datos en la distribución de lubricantes.

 

DÉCIMO TERCERO. DERECHOS DE LOS TITULARES

a) Conocer, actualizar y rectificar datos;

b) Solicitar prueba de autorización;

c) Ser informado sobre uso;

d) Presentar quejas a la SIC;

e) Revocar autorización o suprimir datos si se vulneran principios;

f) Acceder gratuitamente al menos una vez al mes o tras cambios sustanciales (Art. 14, Decreto 1377).

 

DÉCIMO CUARTO. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS

Canales: info@lubriter.com, www.distertol.com, o Cra. 16 Sur No. 67 – 406 Bodega 9, Ibagué, en horario: lunes a viernes 8:00 a.m. -5:00 p.m., sábado 8:00 a.m. -12:00 p.m.

- Personas Autorizadas: Titular (con identificación), causahabientes (con registro de defunción), apoderados (con poder).

- Consultas: 10 días hábiles, prorrogables por 5 días.

- Reclamos: 15 días hábiles, prorrogables por 8 días, con leyenda "reclamo en trámite" en la base. Quejas a la SIC requieren agotar este trámite.

 

DÉCIMO QUINTO. VIGENCIA Y MODIFICACIONES

Versión del 28 de marzo de 2025 con vigencia indefinida mientras se traten datos para distribución de lubricantes. Cambios sustanciales (ej. nuevas finalidades) se notificarán con 15 días de antelación vía correo o en www.distertol.com (Art. 13, Decreto 1377).